La primera conferencia Open PM2
Los pasados días 1 y 2 de Febrero estuve en Bruselas asistiendo a la primera Conferencia sobre Open PM2, la metodología de Dirección de Proyectos desarrollada en el seno de la Comisión Europea. Asistieron presencialmente 700 personas (llenando el aforo de la sala de conferencias del Edificio Carlomagno) y otras tantas pudieron seguir el evento en streaming.
La conferencia fue inaugurada por Mario Campolargo, Director Adjunto del Área de Informática (DIGIT) de la Comisión y por Nicos Kourounakis, líder del equipo que ha desarrollado Open PM2. Durante los dos días de la conferencia, tuvieron lugar varias sesiones paralelas y mesas redondas, en las que se abordaron aspectos concretos de la metodología: modelo de gobernanza, riesgos, grupos de procesos, documentos, etc.
Durante los descansos se realizaron multitud de contactos profesionales entre los asistentes, fundamentalmente profesionales, consultores y formadores del ámbito de la dirección de proyectos, provenientes de todos los países de la Unión Europea. En concreto, asistieron muchos españoles, así como varios funcionarios de nuestro país que trabajan en la Comisión Europea en Bruselas, y que en todo momento facilitaron la integración de los españoles en las actividades de la conferencia.
Durante la primera mesa redonda, pregunté sobre los planes de difusión de la metodología
Open PM2: Una Metodología Europea
Open PM2 es la versión abierta de PM2 (Project Management Methodology) que ha sido desarrollada y utilizada internamente por los diferentes departamentos de la Comisión Europea, así como por los contratistas implicados en sus principales proyectos. Durante sus 10 años de historia, se ha constatado que la metodología ha contribuido a un aumento significativo de la eficacia y eficiencia en la dirección de proyectos, y por ello, se decidió desarrollar una versión abierta para beneficio de todos los estados miembros y ciudadanos de la Unión Europea.
Como muchas otras metodologías, Open PM2 está basada en buenas prácticas en dirección de proyectos. La metodología propone un conjunto de esquemas de pensamiento que guían las decisiones (“mindsets”), un modelo de gobernanza, una definición de las fases del ciclo de vida del proyecto, los procesos a implementar en cada fase y una serie de documentos de apoyo (los denominados “artefacts”).
A mi entender, los puntos diferenciadores y que dotan a la metodología de mayor potencia son los mindsets y el modelo de gobernanza, pues las fases del ciclo de vida (inicio, planificación, ejecución, monitorización-control y cierre) y los procesos son similares a los considerados en otras aproximaciones como la ISO 21.500 o la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBoK), etc. Por su parte, se proponen una serie de objetos (artefacts) con plantillas de documentos (business case, acta de constitución, matriz de stakeholders, etc.) fácilmente adaptables a cualquier proyecto, y que pueden ser muy útiles, sobre todo para profesionales que deseen incorporar la metodología sin haber desarrollado previamente modelos propios.
Los mindsets o esquemas de pensamiento permiten al equipo de proyecto tomar decisiones y no perder el rumbo en entornos complejos. Enfatizan, por ejemplo, la necesidad de fomentar la cultura de colaboración, comunicación y responsabilidad, y nos recuerdan que las metodologías están para ayudar a conseguir los objetivos del proyecto, y no son, en ningún caso, un fin en sí mismas. También se incluye un conjunto de “Preguntas poco Frecuentes” (Infrequently Asked Questions, IAQ), que nos hacen reflexionar sobre si son correctas las decisiones que estamos tomando: ¿sabemos qué estamos haciendo? (visión del proyecto), ¿por qué lo estamos haciendo? (valor creado, beneficios); etc.
Para Open PM2, los entregables de un proyecto no son un fin en sí mismos, sino un medio para conseguir un beneficio o valor (medible) para la organización. Por ejemplo, un proyecto para desarrollar un nuevo software de gestión (entregable), permitirá reducir el esfuerzo y tiempos de gestión de los procesos administrativos (resultado) y con ello se podrán reducir los costes en un 20 % (beneficio). Es muy importante que el equipo de proyecto no pierda nunca de vista la relación entre los entregables, resultados y beneficios.
Por ello, Open PM2 propone un modelo de gobernanza que enfatiza la coordinación y comunicación entre el cliente (interno o externo) y el equipo de gestión del proyecto. Dicho modelo incluye varios niveles de coordinación, definiendo roles y responsabilidades en cada nivel, destacando la coordinación entre las figuras del business manager (del lado del cliente) y el project manager. De esta forma se garantiza la comunicación permanente a lo largo de todo el proyecto, desde la definición inicial de la necesidad del mismo, hasta la materialización de los beneficios finales.
A mi juicio, es una metodología sencilla y fácil de entender. La guía cuenta con un total de 137 páginas, de las cuales, las 59 últimas corresponden a apéndices. Puede descargarse gratuitamente en formato pdf desde el Servicio de Publicaciones de la UE.